Website: CRM - Systeem
Klant Informatie Systeem
“Happy Customer”
‘CRM’ staat voor Customer Relation Management en is doorgaans een software programma waarin klant-gegevens bijgehouden worden.
Het is absoluut raadzaam om direct vanaf het begin informatie bij te houden over je klanten. De reden hierachter is eenvoudig. Komt dezelfde klant ruim een half jaar later eens terug dan verwacht die klant dat jij weet wat je met hun geliefde huisdier gedaan hebt en wat je daarvoor toen berekend hebt.
Je zult de klant niet horen als ze de volgende keer minder hoeven te betalen voor dezelfde behandeling, reken je meer dan zal die klant dat jou wel eens vertellen…. (of niet en de kans is dan aanwezig dat ze niet meer terug komen). Een ding is zeker, klanten weten precies wat ze betaald hebben en wat ze daarvoor gekregen hebben, tot op de euro !
Ons advies is om minimaal de volgende gegevens bij te houden:
- NAW (naam, adres & woonplaats) en telefoonnummer;
- algemene gegevens huisdier (RAS, leeftijd en geslacht);
- wat je tijdens de behandeling gedaan hebt en wat je daarvoor berekend hebt;
- hoe het huisdier zich tijdens de behandeling gedragen heeft;
- en eventueel wanneer die klant voor het laatst geweest is.
In het begin zou je dit in een eenvoudig notitieboekje kunnen bijhouden. Groeit je klantenbestand dan is een computersysteem erg handig. Wij hebben het geïntegreerd in onze website en kunnen daardoor overal op ons klantenbestand inloggen en de gegevens opzoeken.
Online Klantenbestand
Eenmaal ingelogd op onze website veranderd de website in een online klantensysteem waarmee we klant- en huisdier- gegevens kunnen invoeren en weer terug kunnen vinden. Als eerste verschijnt dan de huisdierenlijst.
Getoond worden de eerste 10 huisdieren met de naw-gegevens van de eigenaar.
Zoals je ziet is ons klantenbestand, op het moment van schrijven van dit artikel behoorlijk uitgebreid (> 1.100 huisdieren).
Via de zoekfuncties in het hoofdmenu kunnen we of zoeken op de naam van het huisdier of de naam van de eigenaar.
Via het hoofdmenu hebben we de volgende keuzes:
- Zoek Huisdier;
- Zoek Klant;
- Klant Invoeren;
- Statistieken;
- Contact Mails.
(klik op de afbeelding voor een vergroting)
Via “Logout” verlaat je het systeem en komt de website weer naar voren.
“Normale” bezoekers die op de website komen hebben geen toegang tot het systeem en ook is alle informatie verborgen voor Google zodat de gegevens niet online zijn terug te vinden.
Klant Invoeren
Een klant invoeren gaat in twee stappen. De eerste is de algemene gegevens van de klant (de eigenaar van het huisdier) invoeren. Stap 2 is dan om een huisdier toe te voegen:
Klant Invoeren – Stap 1
Via dit scherm vul je de algemene gegevens van het baasje in. Je hebt hier ook de mogelijkheid om notities bij de eigenaar te plaatsen.
Klant Invoeren – Stap 2
De tweede stap is dan om een huisdier toe te voegen. Alle zowel honden en katten -rassen zijn via een keuze-menu snel te selecteren.
In het vak “Gedrag & Vacht -Notities” kun je dan informatie kwijt over de vachtconditie en evt. het gedrag van het huisdier tijdens de behandeling.
Daaronder heb je ‘DTB’ en ‘KTB’, waar je de “Duur” (DTB) en de kosten (KTB) van de trimbehandeling kunt invoeren. Direct daarna kun je dan kwijt wat je tijdens de trimbehandeling verricht hebt.
Bij iedere eigenaar kan een onbeperkt aantal huisdieren toegevoegd worden.
Gegevens Zoeken
De gegevens van en het huisdier en de klant zijn op twee manieren opvraagbaar:
Klant Zoeken
Een klant kun je zoeken via alleen de achternaam of met een combinatie van de velden in dit scherm.
Heeft iemand jouw gebeld, maar geen boodschap achter gelaten, is het dus ook mogelijk om op telefoonnummer te zoeken.
Het is niet strikt noodzakelijk om de volledige naam (of zoekterm) in te vullen. Een gedeelte is ook prima en de gegevens zullen gevonden worden (mits ingevoerd natuurlijk….).
Huisdier Zoeken
Via deze optie zoek je dan op de naam van het huisdier. Ook hier is het niet noodzakelijk om de volledige naam in te voeren, een paar letters is genoeg om het huisdier terug te vinden.
Weet je de naam niet meer, maar wel het ras, dan kun je via dit scherm ook bijvoorbeeld alle “Boomers” tevoorschijn halen.
Is de klant gevonden, krijg je alle informatie van zowel de eigenaar als het huisdier. Hieronder alleen het huisdier-gedeelte:
Heeft het baasje meerdere huisdieren dan kun je die bij “1” kiezen. Via “2” , kun je de huisdier-gegevens aanpassen of het huisdier verwijderen.
Bij “3” heb je drie opties van links naar rechts:
- ‘O’ voor een compleet overzicht van alle trimbehandelingen gedaan (hier zie je alleen de laatste drie)
- via ‘C’ kopieer je de laatste trimbehandeling naar de datum van vandaag en
- via ‘+’ voeg je een volledige nieuwe trimbehandeling toe bij het huisdier.
Hiermee heb je een volledig overzicht van alle trimbehandelingen gedaan en is er geen discussie mogelijk met de klant.
Statistieken
Via de menu-keuze “Statistieken” kunnen we o.a. zien hoeveel klanten en huisdieren er zijn ingevoerd, welke rassen er het meest de salon bezoeken; waar de meeste klanten vandaan komen, etc.
Deze informatie is eventueel te gebruiken indien je een actie wilt doen. Heb je bijvoorbeeld erg veel Boomertjes in het bestand maar geen of weinig Berners.. dan is een actie met een shampoo voor Berners weinig zinvol…
Samengevat…
Of je nu met een geautomatiseerd systeem werk of via een notitieboekje, het is belangrijk dat je zorgvuldig je klantgegevens bijhoudt. Het helpt om beter te plannen en het houdt je klant “happy”.
Voor een professionele vachtbehandeling van uw hond, kat, konijn en/of cavia bent u bij Trimsalon Snuit aan het juiste adres !
